Digitālie grāmatvedības noteikumi Latvijā: ceļvedis jaunajiem uzņēmējiem

Latvijas grāmatvedības vide kļūst arvien digitālāka. Strukturētie elektroniskie rēķini jeb e-rēķini tiek ieviesti pakāpeniski, un jaunajiem uzņēmējiem ir svarīgi saprast ne tikai nākotnes prasības, bet arī to, kas jau ir obligāts 2026. gadā.

Būtiskākais ir nejaukt parastu elektroniski nosūtītu rēķinu ar strukturētu e-rēķinu. PDF fails un strukturēts XML e-rēķins nav viens un tas pats, turklāt pienākumi atšķiras atkarībā no tā, kam uzņēmums izraksta rēķinu.

Kas ir strukturēts e-rēķins?

Grāmatvedības likums strukturētu elektronisko rēķinu definē kā rēķinu, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kuru iespējams automātiski un elektroniski apstrādāt.

Latvijā e-rēķina datne tiek veidota XML formātā. Tai jāatbilst Eiropas standartam EN 16931 un Latvijas e-rēķinu apritē izmantotajai PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Kāpēc PDF nav strukturēts e-rēķins?

PDF galvenokārt ir cilvēkam paredzēts dokumenta attēlojums. Grāmatvedības programma no parasta PDF nevar automātiski un standartizēti nolasīt visus rēķina datu laukus tādā pašā veidā kā no strukturēta XML faila.

Tas tomēr nenozīmē, ka PDF rēķins Latvijā visos gadījumos būtu nederīgs. Ja konkrētajam darījumam nav piemērojama prasība izmantot strukturētu e-rēķinu, elektronisks vai papīra attaisnojuma dokuments joprojām var būt izmantojams grāmatvedībā, ja tas atbilst normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

Kādi e-rēķinu termiņi uzņēmumiem jāzina?

2025. gada 1. janvāris – darījumi ar budžeta iestādēm

Kopš 2025. gada 1. janvāra strukturētie e-rēķini obligāti jāizmanto norēķinos starp valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Tas attiecas uz B2G, G2B un G2G darījumiem.

Ja uzņēmums izraksta samaksai rēķinu Latvijas budžeta iestādei, vispārīgā gadījumā tas jānoformē kā strukturēts e-rēķins.

2026. gada 1. janvāris – e-rēķinu datu nodošana VID

No 2026. gada 1. janvāra obligāta kļuvusi strukturēto e-rēķinu datu nodošana Valsts ieņēmumu dienestam darījumos starp valsts pārvaldi un uzņēmumiem, proti, G2G, B2G un G2B segmentā.

Ja e-rēķins tiek nosūtīts, izmantojot oficiālo elektronisko adresi jeb e-adresi, e-rēķina ziņojuma informācija tiek automātiski nodota VID.

Atkarībā no izvēlētā risinājuma datus VID iespējams nodot arī ar e-rēķinu operatora integrāciju, VID EDS API vai XML datnes augšupielādi. Gadījumos, kad rēķins VID jāiesniedz saskaņā ar noteikto kārtību, tas izdarāms ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc e-rēķina nosūtīšanas.

2026.–2027. gads – B2B vēl ir pārejas periods

Uzņēmumiem, kas nav budžeta iestādes un savā starpā veic B2B darījumus, strukturēto e-rēķinu obligātā aprite vēl nav sākusies.

2026. un 2027. gadā Latvijas uzņēmumi savstarpējos B2B darījumos strukturētos e-rēķinus var izmantot brīvprātīgi. Arī šo B2B e-rēķinu datu iesniegšana VID šajā pārejas periodā ir brīvprātīga.

2028. gada 1. janvāris – obligātie B2B e-rēķini

No 2028. gada 1. janvāra Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem darījumos ar citiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem samaksai izsniedzamie attaisnojuma dokumenti vispārīgā gadījumā būs jānoformē kā strukturēti e-rēķini.

Vienlaikus šie e-rēķini būs jānodod VID. Normatīvajos aktos ir paredzēti arī atsevišķi izņēmumi, tādēļ katram uzņēmumam jāizvērtē konkrētais darījuma veids.

Kā e-rēķins pārvietojas no viena uzņēmuma pie otra?

Nav obligāti jāizmanto viens konkrēts e-rēķinu operators. Ministru kabineta noteikumi paredz vairākus iespējamos piegādes kanālus:

oficiālo elektronisko adresi jeb e-adresi;
e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju jeb operatoru;
citu elektronisku piegādes kanālu, piemēram, starpsistēmu integrāciju vai citu pušu savstarpēji saskaņotu elektronisku risinājumu.

Uzņēmumi savstarpēji vienojas, kādu e-rēķinu piegādes kanālu izmantos.

Kā jaunam uzņēmumam sagatavoties jau tagad?

Jauns uzņēmums ir izdevīgā situācijā – dokumentu apriti iespējams izveidot pareizi jau no pirmās dienas, nevis pēc dažiem gadiem pārveidot iepriekš izveidotu sistēmu.

1. Pārbaudi savas rēķinu programmas iespējas

Noskaidro, vai izmantotā sistēma spēj ģenerēt strukturētu XML e-rēķinu atbilstoši EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 prasībām.

Ja uzņēmums strādā ar budžeta iestādēm, ar vienkāršu PDF ģenerēšanu vairs nepietiek.

2. Izvēlies e-rēķinu piegādes kanālu

Izvērtē, vai uzņēmumam ērtāka būs e-adrese, integrācija ar e-rēķinu operatoru vai tieša programmatūras integrācija.

Ja rēķinu skaits ir neliels, var būt piemērots vienkāršāks risinājums. Pie lielāka dokumentu apjoma būtiska kļūst automatizācija un integrācija ar uzņēmuma grāmatvedības sistēmu.

3. Pārbaudi e-adreses pieejamību

E-adrese ir viens no valsts nodrošinātajiem kanāliem strukturētu e-rēķinu apritei. Ja uzņēmums to izmanto e-rēķinu nosūtīšanai, no 2026. gada e-rēķina informācijas nodošana VID tiek nodrošināta automātiski.

4. Sakārto klientu un partneru datus

Automatizēta datu apmaiņa darbojas tikai tad, ja partneru informācija ir precīza. Uzskaites sistēmā jābūt korektiem uzņēmumu nosaukumiem, reģistrācijas numuriem un nepieciešamajai informācijai par izvēlēto rēķinu saņemšanas kanālu.

5. Sagatavo procesu 2028. gadam

Pat ja uzņēmums šobrīd nestrādā ar valsts iestādēm, nav nepieciešams gaidīt līdz 2027. gada decembrim. Izvēloties jaunu grāmatvedības vai rēķinu sagatavošanas sistēmu, ir lietderīgi jau tagad pārbaudīt tās gatavību obligātajai B2B e-rēķinu apritei.

Ko digitālā e-rēķinu aprite maina praksē?

Mazāk manuālas datu ievades – strukturētos laukus sistēmas var apstrādāt automātiski.
Mazāks pārrakstīšanās kļūdu risks – nav atkārtoti jāievada summa, datums, rēķina numurs un citi dati.
Ātrāka dokumentu aprite – sistēmas var automātiski saņemt un apstrādāt rēķina informāciju.
Vienota datu struktūra – rēķinu informācija tiek nodota standartizētā formātā.
Vieglāka integrācija – e-rēķinu apriti iespējams sasaistīt ar grāmatvedības un citām uzņēmuma sistēmām.

Vai kases čeki arī jāpārveido par e-rēķiniem?

Nē, ne visos gadījumos. Grāmatvedības likums paredz izņēmumu darījumiem, kuros samaksu apliecina ar atbilstoši normatīvajiem aktiem sagatavotu kases čeku vai citu elektroniskajā ierīcē reģistrētu darījumu apliecinošu dokumentu.

Tātad strukturēta e-rēķina prasība nenozīmē, ka ikviens mazumtirdzniecības pirkums automātiski jāpārvērš XML rēķinā.

Vai prasības attiecas arī uz uzņēmumiem, kas nav PVN maksātāji?

PVN maksātāja statuss pats par sevi nav galvenais kritērijs. Strukturēto e-rēķinu prasības izriet no Grāmatvedības likuma un attiecas uz tajā noteiktajiem subjektiem un darījumiem.

Tāpēc arī uzņēmumam, kas nav reģistrēts kā PVN maksātājs, var būt pienākums izmantot strukturētu e-rēķinu, ja konkrētais darījums ietilpst obligātās aprites tvērumā un uz to neattiecas kāds no likumā paredzētajiem izņēmumiem.

Vai PDF rēķini pazudīs pilnībā?

Nē. PDF var turpināt izmantot kā cilvēklasāmu rēķina attēlojumu un gadījumos, kuros nav obligāta strukturēta e-rēķina izmantošana, tas var kalpot arī kā attaisnojuma dokuments, ja ir ievērotas normatīvo aktu prasības.

Taču gadījumā, kad strukturēts e-rēķins ir obligāts, tikai PDF faila nosūtīšana šo prasību neizpilda.

Secinājums: labāk sagatavoties pirms pienākums kļūst obligāts

2026. gadā Latvijas uzņēmumi atrodas e-rēķinu ieviešanas pārejas posmā. Darījumos ar budžeta iestādēm strukturētā aprite jau ir ikdienas prasība, savukārt privātā sektora B2B uzņēmumiem vēl ir laiks sagatavoties 2028. gadam.

Jaunam uzņēmējam praktiskākais risinājums ir jau sākumā izvēlēties rēķinu un grāmatvedības sistēmu, kas spēj strādāt ar strukturētiem e-rēķiniem, uzturēt precīzus partneru datus un nodrošināt nepieciešamos datu apmaiņas kanālus.

2028. gads šķiet tālu tikai līdz brīdim, kad uzņēmumā ir tūkstošiem klientu, gadu gaitā uzkrāta dokumentu aprite un sistēma, kuru nepieciešams pārbūvēt.